利用 Notion API 自動更新欄位

由於 Notion 有各式各樣的 template，以及十分強大資料庫功能，我自己習慣用它來管理 side project 狀況、筆記和各種事情。再加上最近上了 Notion 實戰課程：打造專屬數位工作術 ，學到了很多新的技巧，這次就結合學到技巧再加上 Notion API 來完成一些只有 Notion 本身做不到的事情。

因為自己本身有寫筆記的習慣，學到了一些新的知識、看了一些書、或者紀錄一些實戰的技巧時，我就會把這些知識記錄下來寫成筆記，甚至是分享到部落格中。我也運用課程中所學的，把筆記依照領域分門別類，並另用另一個資料庫來設定領域，把筆記和領域關聯起來。

#筆記資料庫設計

以我自己的情況為例，我有一個筆記資料庫，在這資料庫中，每個筆記都會關聯到一個領域。在領域的資料庫中則是會統計該領域有多少筆記，還有該領域的筆記數量的百分比：領域筆記數量 / 總筆記數量，自己藉由筆記數量的百分比來了解自己的知識組成，也能看出自己在哪些領域相對比較有心得，下圖是我簡化過的範例。

在製作筆記數量百分比這個欄位時，我遇到了一個困難，那就是無法取得總筆記數量。雖然 Notion 有 Formula 可以根據多個欄位值來計算一些結果，但是 Formula 卻無法取得欄位總和數量。為了解決這個困擾，我想到利用腳本搭配 Notion API 來幫我更新這個欄位。

#腳本呼叫 Notion API

在腳本撰寫的部分，我選用 python 來做，但其實這個部分使用 shell script、javascript、甚至是 C# 也都是可以的，只能是能呼叫 Notion API 的任何方式都可以。在開始寫腳本之前，我們需要到 Notion Integrations 建立一個 instance，並取得呼叫 API 需要使用到的 Token。

取得 Token 之後，就可以開始寫腳本來更新筆記數量百分比了，整個腳本可以分成三個部分。

1. ，取得領域資料庫中的的關聯筆記數量與筆記 ID
   • 在這個步驟，我們可以利用 Notion API 的 Query a database 取得資料庫中的資料。在開始打 API 之前需要注意的是，領域資料庫和筆記資料庫都需要 Invite 剛剛建立的 Notion Integration，讓這個 Integration 有權限可以存取，否則會呼叫 API 會發生錯誤。

     

2. 計算筆記數量百分比
   • 在這個步驟需要讀取每一筆資料中的筆記數量，藉此計算所有筆記數量。值得一提的是 Notion 中的 rollup 欄位並不會出現在 API 中，因為這個欄位實際上是 Client 端計算的。像是領域資料庫中的筆記數量欄位屬性就是 rollup，但是實際上呼叫 API 後，回傳的資料中卻沒有這個欄位。
3. 更新領域資料庫中的筆記數量百分比
   • 在 Notion 中，資料庫的每一筆資料也是一個 page，所以我們可以使用 Update page properties 這個 API 來更新資料，透過第一個步驟中取得的筆記 ID 來更新相對應的筆記中的筆記數量百分比。Notion 目前似乎還不提供一次更新多個 page 的 API，所以在這個步驟中，我們只能一筆一筆資料更新。

另外，我自己使用 python requests 呼叫 Notion API，但是已經有其他人把 Notion API 操作包成一個 python module：notion-py 讓 Notion 操作更容易，有興趣的人也可以試試看。

#用 Github Action 來定期更新

完成上面的步驟後我們會得到一個可以更新的腳本，手動執行就可以更新筆記數量百分比，但是如果每次新增筆記都要自己手動執行一次就變得有點麻煩，而且容易忘記。為了解決這個問題，我利用 GIthub Action 的定期觸發的功能來幫我每天更新。

不過值得注意的是，Github Action 的定期觸發功能並不保證時間一到就馬上觸發，可能會因為 Github 自己的資源狀況而有所延遲，如果想拿來做即時觸發的應用，可能需要三思。

#小結

在上課之前，本身就有在使用 Notion，也有做一些知識管理的簡單系統，但是怎麼用好像都有點不方便。上課之後學到了許多 Notion 上面的技巧，也實際應用在自己的管理系統中，感覺好像比較順暢一點，目前也還在逐步地調整當中。但是只透過 Notion 本身提供的功能，有時候會達不到自己想要的目的，透過 Notion API，我們就能夠隨意讀取資料庫中的資料，用這些資料來完成很多原本做不到的事情。

#相關資料

• Notion API：https://developers.notion.com/reference/intro
• Github Action Workflow：https://docs.github.com/en/actions/reference/events-that-trigger-workflows
• Notion Integration：https://www.notion.so/my-integrations
• 我的 Github Project：https://github.com/easylive1989/notion_cron_job

#範例